【ビジネスメールのコツ】失敗しない英文メールを書くためのポイント３つ――AIで箇条書きからメール作成、壁打ちでの微調整、日英併記も手軽に

英文メールの書き方というと、「英語として自然か」「失礼な表現になっていないか」といった点が気になりがちです。

もちろん、そうした視点も大切です。
しかし、実務の現場でより重要だと感じるのは、相手に正確に意図が伝わること、そして相手が次に何をすればよいかが明確であることです。

この記事では、以前、特許事務所で海外の特許事務所宛てに英文メールやレターを書いていた「KORREPET（コレペット）」ブログ担当が、実務を通じて感じた「失敗しない英文メールを書くためのポイント」を３つご紹介します。

ポイント① 伝えたいことを箇条書きにする

英文メールを書き始める前に、まずは伝えたい内容を箇条書きにするのがおすすめです。

いきなり文章を書こうとすると、途中で話題が増えたり、順番が前後したりして、結果として相手にとって読みにくいメールになってしまうことがあります。
特に、確認事項・依頼事項・背景説明が混在するメールでは、この傾向が強くなります。

たとえば、次のように整理してみます。

このように、先に要素を分解しておくと、英文にするときにも内容がぶれにくくなります。
また、箇条書きの時点で「情報が足りない」「依頼内容が曖昧」といった問題にも気づきやすくなります。

英文力に自信があるかどうかにかかわらず、まず内容を整理することは、失敗しないメール作成の土台になるといえます。

英語で書こうとすると、表現ばかり気になってしまい、肝心の内容の整理が後回しになることがあります。そんなときは、一度日本語でも書いてみるのが有効です。

ここでいう「日本語で書く」とは、必ずしもきれいな文章にすることではありません。
自分が相手に何を伝えたいのか、何を依頼したいのかを、日本語で明確にするという意味です。

たとえば、次のような確認をしてみるとよいでしょう。

日本語で整理してみると、「結局、何をお願いしたいのか自分でも曖昧だった」と気づくことは少なくありません。
逆に、日本語で明確に言える内容は、英語にも比較的スムーズに落とし込めます。

英文メールは「英語の問題」に見えて、実際には内容整理の問題であることが多いものです。
だからこそ、まずは日本語で考えることが、結果的に質の高い英文メールにつながります。

以前、特許事務所の方が講師を務めたビジネスメールのセミナーで、「ビジネスメールで本当に失礼なのは、何をして欲しいかが分からない文章」と言われたことが今でも印象に残っています。

英文メールを書くとき、「失礼にならないように」と丁寧な表現を意識する方は多いと思います。もちろん配慮は大切ですが、実務上それ以上に避けたいのは、何をしてほしいのか分からない文章です。

相手にとって困るのは、丁寧さが足りないメールだけではありません。むしろ、

といったメールのほうが、実務では対応しづらく、結果としてやりとりの往復が増えてしまいます。

たとえば、依頼がある場合には、メールのどこかで明確に

のように、相手にしてほしい行動をはっきり示すことが重要です。

遠慮しすぎて依頼がぼやけてしまうと、相手は「このメールに返信すべきか」「ただの共有なのか」を判断できません。結果として、意図した対応が得られない可能性もあります。

ビジネスメールにおける丁寧さとは、単に柔らかくて丁寧な表現を使うことではなく、相手が迷わず行動できるように書くことでもあります。
この視点を持つだけで、メールの伝わり方は大きく変わります。

最近では、AIを活用して英文メールの作成を補助することも、かなり現実的な選択肢になっています。

たとえば、

といった使い方ができます。

オールインワンAI言語サービス「KORREPET（コレペット）」の「メール文作成」機能でも、箇条書きの情報から日本語と英語のメール文を生成できます。

「質問があればどうぞ」のチャット欄からは、壁打ちでメール文をブラッシュアップできます。

箇条書き・日本語メール・英語メールを見比べることで、このメールで何を伝えたいのかを客観的に整理でき、ビジネスを円滑に進めやすくなります。

翻訳というとドキュメントを思い浮かべる方が多いかもしれませんが、実はメールの翻訳で困っているビジネスパーソンも多いという調査結果があります。

この記事をきっかけに、英文メールにまつわる失敗やストレスが減れば嬉しいです。

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